5 Moderationsregeln für Gruppen

5 Moderationsregeln für Gruppen

Als Leitung werden Sie öfters Ihr Team und auch andere Gruppen moderieren. In einem eingespielten Team (oder in einer Gruppe) halte ich persönlich viel davon, dass die Moderation wechselt. Ihre Aufgabe als Leitung ist es dann, die Moderation zu unterstützen. Die nun folgenden Moderationsregeln können Ihnen in beiden Fällen helfen.

Zuerst werde ich die einzelnen Punkte getrennt und ausführlich ansprechen. Am Ende des Artikels finden Sie eine Zusammenfassung der Moderationsregeln.

Also die Erste der Moderationsregeln: Schaffen Sie einen klaren Rahmen!

Den Rahmen festlegen und einhalten

Ich kann nicht oft genug wiederholen, wie wichtig ein klarer Rahmen für Teamsitzungen ist. Ein klarer Rahmen unterstützt klare Ergebnisse. Auch wenn die Zeiten für die Teamsitzung klar sind, sprechen Sie diese ruhig noch einmal an. Vor allem, wenn die Zeiten sich aus irgendeinem Grund verändern.

Im Vorfeld sollten Sie sich die Themen der Teamsitzung anschauen. Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Punkte benötigen werden. Manchmal ergibt sich schon in der Vorbereitung, dass ein Thema nur andiskutiert werden kann. Das sollten Sie bei Sitzungsbeginn ansprechen.

Nichts ist schlimmer, als an einem Punkt der Tagesordnung festzuhängen und nicht wirklich weiterzukommen. An solchen Punkten laufen sich viele Gespräche tot. Manchmal kommt es dazu, weil ein Mitglied oder die gesamte Gruppe einen bestimmten Punkt nicht besprechen möchte. Das kann auch unbewusst laufen.

Um die benötigte Zeit, für die Besprechung der einzelnen Punkte, einschätzen zu können, brauchen Sie ein wenig Erfahrung. Sollten Sie diese Erfahrung noch nicht haben, fragen Sie einen Kollegen, der schon des Öfteren Gruppen moderiert hat.

Wann immer möglich, geben Sie zu jedem Punkt die Zeit an, die dafür zur Verfügung steht. Verengte Zeitfenster führen oftmals zu schnelleren und besseren Ergebnissen. „Wir wollen jetzt über die Verbesserung der Abläufe in der Übergabe sprechen. Dafür haben wir 30 Minuten Zeit. Am Ende sollen konkret umsetzbare Punkte stehen, die wir bis zum nächsten Team ausprobieren werden.“

Wenn die Zeiten klar sind, können Sie zu lange Redner, mit Hinweis auf die Zeitvorgabe unterbrechen. An dieser Stelle sei noch gesagt: Es muss nicht alles ausdiskutiert werden. Achten Sie darauf, ob die Diskussionsbeiträge wichtig für die gesamte Gruppe sind oder ob sie nur einzelne betreffen. Im letzten Falle ist ein Vieraugengespräch zielführender.

Also die Erste der Moderationsregeln: Schaffen Sie einen klaren Rahmen!

Zweite der Moderationsregeln: Achten Sie auf den Umgang miteinander!

Auf die Gesprächsatmosphäre achten

Wann immer möglich sollten die Gesprächsregeln für die Gruppe für alle sichtbar aufgehängt werden. Sobald sich jemand nicht an die vereinbarten Regeln hält, können Sie gezielt auf diese hinweisen. Der Verweis auf die Gesprächsregeln stärkt zudem noch das Zugehörigkeitsgefühl, da diese Regeln gemeinsam erarbeitet wurden.

Bei neuen Teams ist dieser Punkt besonders wichtig. Die Teammitglieder brauchen die Sicherheit, dass sie im Notfall von Ihnen geschützt werden. Das Sicherheitsgefühl führt zu mehr Offenheit. Bedenken Sie auch, dass jedes neue Team in die Phase des „Geschwisterstreits“ kommt.

Eine gute Gesprächsatmosphäre zeigt sich auch dadurch, dass Sie immer wieder Raum für Nachfragen schaffen. Bevor Sie einen Punkt abschließen, sollten Sie gezielt Fragen einholen. „Hat noch jemand Fragen, bevor wir zur Abstimmung kommen / bevor wir zum nächsten Thema wechseln?“

Geben Sie Ihr Feedback fair und konstruktiv an die Mitarbeiter weiter. Dies ist ein weiterer Punkt, den Sie als Leitung nicht an den Moderator delegieren sollten. Sprechen Sie Fehler und auch Fehlverhalten direkt an. Wenn es sich nur um einzelne Mitarbeiter handelt, suchen Sie das Gespräch vor oder nach der Teambesprechung.

Schildern Sie die momentanen Schwierigkeiten. Erklären Sie, welche Erwartungen Sie an die Gruppe haben. Wenn möglich suchen Sie im Team gemeinsam nach Lösungen. Ansonsten zeigen Sie auf, wie eine Problemlösung erreicht werden kann. Gedanken zur Lösung sollten Sie sich in jedem Fall vorher machen.

Zweite der Moderationsregeln: Achten Sie auf den Umgang miteinander!

Dritte der Moderationsregeln: Legen Sie einen Grundstock, von dem aus diskutiert und entschieden werden kann!

Gleichen Informationsstand erzeugen

Es kommt immer mal wieder vor, dass Mitarbeiter in Urlaub oder krank waren. Sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Da der Flurfunk in allen Organisationen vertreten ist, kommt es häufig zu Missverständnissen oder Fehlinformationen.

Der Moderator kann zu Beginn eines Punktes kurz den derzeitigen Stand zusammenfassen. Wenn es Informationen aus der Organisation gibt, sollten Sie als Leitung diese kurz darstellen. Sie sind das Verbindungsglied zwischen der Organisation und dem Team beziehungsweise der Gruppe.

Dritte der Moderationsregeln: Legen Sie einen Grundstock, von dem aus diskutiert und entschieden werden kann!

Vierte der Moderationsregeln: Sein sie in einem guten Kontakt mit den Mitarbeitern und sorgen Sie für einen guten Kontakt untereinander!

Einen guten Kontakt halten

Der erste Kontakt, den wir zu anderen Menschen haben, ist der Blickkontakt. Telefonate stellen hier eine Ausnahme dar. Halten Sie den Blickkontakt zu den Mitarbeitern. Hierdurch signalisieren Sie, dass Sie diese wahrnehmen. Gesehen werden bedeutet auch ernstgenommen werden.

Wenn Sie zu den Menschen gehören, die eher auditiv oder kinästhetisch veranlagt sind, wird Ihnen das anfänglich etwas Mühe abverlangen. Bedenken Sie bitte, dass mindestens 70% der Menschen visuell veranlagt sind und daher einen großen Wert auf den Blickkontakt legen.

Der Blickkontakt unterstützt Sie darin, zu erkennen, ob die Inhalte wirklich verstanden wurden. Ein deutliches Zeichen durch einen Blickkontakt können Sie Mitarbeiter ausbremsen, ohne sie verbal ermahnen zu müssen.

Sprechen Sie klar und deutlich. Klingt sicherlich logisch, leider habe ich es schon zu oft anders erlebt. Achten Sie darauf laut zu sprechen. Wenn Ihnen das schwerfällt, üben Sie es bitte in einem privaten Rahmen.

Sie sollten die Mitarbeiter gezielt ansprechen. Statt bei Zwischengesprächen zu fragen, „Was haben Sie noch zum Thema beizutragen?“, fragen sie direkt. „Frau Müller, was gibt es zum Thema noch zu sagen oder gibt es etwas anders Wichtiges?“ Hierbei sollten Sie ein wirkliches Interesse an Frau Müller zeigen, sonst wird eine solche Frage zum Bumerange.

Direktes Ansprechen unterstützt Sie, eher ruhige Gruppenmitglieder miteinzubeziehen. „Herr Maier. Was halten Sie denn von der Situation.“

Es gibt immer wieder Mitarbeiter, die gerne mit Fremdwörtern um sich werfen. Auch solche, die sehr weit ausholen und viel sprechen müssen. Hierbei können wichtige Punkte verloren gehen. Bei Fremdwörtern, die eventuell nicht alle kennen, fragen sie nach, was gemeint ist. Das auch, wenn Ihnen das Wort und seine Bedeutung bekannt sind.

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die gerne viel Reden, fassen Sie die wichtigen Punkte noch einmal kurz zusammen. Das geht durch eine Rückkopplungsfrage recht einfach. „Herr Müller, wenn sich Sie richtig verstanden habe, meinen Sie ….“

Vierte der Moderationsregeln: Sein sie in einem guten Kontakt mit den Mitarbeitern und sorgen Sie für einen guten Kontakt untereinander!

Fünfte der Moderationsregeln: Führen Sie Protokoll und halten Sie Ergebnisse eindeutig fest!

Treffen Sie klare Absprachen

„Wir müssen diese Woche eine Inventur machen.“, geht meistens schief. Verteilen Sie die Aufgaben klar und deutlich. „Diese Woche ist Inventur. Frau Meier kümmert sich um das Büro, Herr Müller sie kümmern sich um die Küche ….“ (Ich gehe natürlich davon aus, dass die Aufgabenverteilung vorher abgesprochen wurde.)

Wer, Was, (bis) Wann unternimmt, sollte immer klar abgesprochen und im Protokoll festgehalten werden. Bedenken Sie hierbei, dass alle Punkte, die nicht klar abgesprochen sind, an Ihnen als Leitung hängen bleiben.

Bei manchen Aufgaben kann es auch wichtig sein, das „Wie“ festzuhalten. Das „Warum“ und „Wozu“ sollte sich aus den Gesprächen ergeben haben.

Fünfte der Moderationsregeln: Führen Sie Protokoll und halten Sie Ergebnisse eindeutig fest!

Moderationsregeln im Überblick

  • Den Rahmen festlegen und einhalten
  • Auf die Gesprächsatmosphäre achten
  • Gleichen Informationsstand erzeugen
  • Einen guten Kontakt halten
  • Treffen Sie klare Absprachen

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Links

Handreichung zur Moderation (PDF)

Moderieren aber wie?

Hier kommen Sie zur Übersicht der Teamarbeit in diesem Blog.

 

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