5 Punkte für effektive Gespräche

5 Punkte für effektive Gespräche

Sie erreichen Effektivität und Effizienz, wenn Sie Ihre Gespräche rahmen! Diese Aussage gilt für alle Gesprächsforen. Mitarbeiter-, Klienten- oder Teamgespräche können so strukturiert werden. Ein klarer Aufbau schafft darüber hinaus Sicherheit und gewährt Halt.

Die Grundstruktur, wie Sie ihre Gespräche rahmen, werde ich Ihnen gleich Punkt für Punkt vorstellen. Am Ende des Artikels finden Sie eine Zusammenfassung und damit einen Gesamtüberblick

Gespräche rahmen – Vorstellung der eigenen Person

Wer sind Sie?

Am Anfang eines Gespräches sollten Sie sich vorstellen. Gleichzeitig sollten Sie Ihre Funktion beziehungsweise Ihr Amt darstellen. Ich würde Ihnen auch Raten, diese Vorstellung beim zweiten und dritten Gespräch zu wiederholen. Das vor allem im Umgang mit Klienten.

Manchmal sind Klienten so aufgeregt, dass sie etwas nicht mitbekommen oder beim nächsten Gespräch schon wieder vergessen haben.

Mein Name ist Max Müller. Ich komme vom Sozialdienst des Krankenhauses. Wir haben uns schon einmal, während des Gespräches mit Frau Dr. Schmidt, kennengelernt. Meine Aufgabe ist es, sie bei ihrem Weg in die Gesundung zu unterstützen.

Das Benennen einer früheren Begegnung schafft bereits eine Vertrautheit.

Schönen guten Tag. Mein Name ist Felicitas Neumann. Ich begrüße Sie zu unserer heutigen Teamsitzung. Als Leitung dieses übergreifenden Teams freue ich mich auf die Zusammenarbeit.

Wenn ein Team Sie kennt, ist es natürlich quatsch, sich jedes Mal mit Namen vorzustellen. Dennoch sollten Sie Ihr Amt an den passenden Stellen deutlich machen. Über das Amt hinaus werden Sie unterschiedliche Rollen vertreten.

Zum einen ist da die Rolle der Leitung. Hier gibt es Entschlüsse und Verantwortungen, die Sie alleine tragen. Sicherlich hören Sie sich die Vorschläge ihres Teams gerne an, dennoch liegt die endgültige Entscheidung bei Ihnen.

Weiterhin sind Sie Teil des Teams. In dieser Rolle geht es darum, einen gemeinsamen Konsens zu finden und diesen ebenso gemeinsam zu tragen. In jedem Fall sind Sie auch Vertreter der Organisation. Aus dieser Aufgabe heraus geben Sie Informationen und Beschlüsse Ihrer Vorgesetzten weiter. Es kann gut sein, dass Sie Rückmeldungen des Teams in die Organisation transportieren sollten. Sicherlich gibt es je nach Funktion und Aufgabe noch weitere Rollen.

Gespräche rahmen beginnt mit Ihrem Namen und Ihrer Funktion.

Gespräche rahmen – Der Zeitfaktor

Wie lange wird es dauern?

Wir alle haben verschiedene Termine. Daher ist es wichtig, dass Sie zu Beginn darstellen, wie lange das Gespräch dauern wird. Ich persönlich halte nichts von „ungefähr“ Angaben. Seinen Sie präzise und halten Sie die Vorgaben ein. Auch dann, wenn der inhaltliche Teil schneller abgeschlossen ist, als sie dachten. Nutzen Sie die verbleibende Zeit für einen persönlichen Austausch.

Für das Gespräch mit Ihnen habe ich 45 Minuten eingeplant. Passt das für Sie?

Für die Teamsitzungen sind anderthalb Stunden eingeplant. Muss jemand früher gehen?

Wann immer es möglich ist, geben Sie die Zeitdauer von dem Gespräch an die Teilnehmer weiter. Dadurch verhindern Sie, dass Unruhe entsteht, weil Teilnehmer die Dauer unterschätzt hatten.

Selbst wenn die Zeitdauer des Gespräches im Vorfeld klar war, könnten sich Veränderungen bei den Teilnehmern ergeben haben. Stellen Sie deshalb sicher, ob das Gespräch im geplanten Zeitraum stattfinden kann.

Sollten Sie den Zeitaufwand unterschätzt haben, vertagen Sie weitere Gesprächspunkte. Entweder greifen sie die Punkte im nächsten Treffen auf oder Sie vereinbaren einen zusätzlichen Termin.

Die Zeit ist ein wichtiger Faktor, wenn Sie Gespräche rahmen.

Gespräche rahmen – Der Inhalt

Die Inhalte

Bei den Punkten 3 und 4 ist Ihr Feingefühl gefragt. Hier kann es wichtig sein, vor allen Dingen im ersten Gespräch, sie zu tauschen.  Ansonsten achten Sie bitter darauf, dass Sie nicht mehr als fünf Punkte in Ihrer Aufzählung zu den Inhalten ansprechen. Wenn nötig fassen Sie die Inhalte in Blöcken zusammen.

Nach meiner Erfahrung und auch nach Rückmeldung von Kollegen ist die Benennung von drei Punkten die Wirkungsvollste. Aus welchem Grund die Zahl „drei“ die beste Wirkung erzielt, kann ich Ihnen leider nicht sagen. Hier gebe ich einzig und alleine Erfahrungswerte wieder.

Herr Meier, mir würde zuerst interessieren, ob Sie jetzt schon Fragen haben. Danach würde ich meine Fragen stellen, um eine möglichst passgenaue Unterstützung für sie zu finden. Abschließend besprechen wir, wie wir mit unserer Zusammenarbeit weitermachen.

Bevor ich jetzt an die Gesprächsleitung für diese Teamsitzung übergebe, möchte ich die Inhalte kurz zusammenfassen. Am Anfang wollen wir uns über die Arbeit mit dem Neunen Computersystem austauschen. Anschließend besprechen wir die Inhaltlichen Aspekte im Umgang mit den Klienten. Hierzu zählen auch die Rückmeldungen aus der Weiterbildung. Die organisatorischen Fragen klären wir gegen Ende der Teambesprechung.

Wann immer möglich sollten Sie den Gesprächsteilnehmern die Inhalte im Vorfeld zukommen lassen. Sollte es spezielle Methoden, beispielsweise zur Datenerfassung, geben, kann ich Ihnen nur dringend empfehlen diese ebenfalls vor dem Gespräch bekannt zu machen. Hierdurch können Sie Reibungsverluste minimieren.

Gespräche rahmen benötigt die Aufzählung der Inhalte.

Gespräche rahmen – Die regeln

Die Gesprächsregeln

Regeln geben Sicherheit. Durch sie wird klar, was man in diesem Gespräch darf, soll und welche Erwartungen damit einhergehen. In sich wiederholenden Gesprächsgruppen, ab drei Personen, empfehle ich Ihnen dringend, die gemeinsamen Gesprächsregeln möglichst führzeitig zu besprechen!

Eine Ausnahme bildet das Erstgespräch. In diesem ersten Kontakt, sollten Sie zu mindestens einen groben Rahmen vorgeben.

Alles, was wir hier besprechen, Herr Meier, unterliegt der Schweigepflicht. Sollte ich jedoch Gefahren für Sie oder Andere erkennen, würde ich diese weitergeben. In diesem Bereich endet unsere Vertraulichkeit. Wenn ich der Meinung bin, dass Andere von den Inhalten unseres Gespräches erfahren sollten, werde ich das mit Ihnen erörtern. So können wir gemeinsam überlegen in welcher Form und an wen Informationen weitergegeben werden und an wen nicht.

Wenn es eine Vertrauensbasis geben soll, klären Sie bitte auch die Grenzen des Vertraulichen!

Um eine gute Arbeitsatmosphäre zu gestalten, gehe ich davon aus, dass die Inhalte dieser Teamsitzungen vertraulich sind und nicht an Dritte weitergegeben werden. Sollte der Bedarf bestehen, Andere Menschen mit einzubeziehen möchte ich dies im Vorfeld geklärt haben. Wir sollten alle darauf achten uns gegenseitig ausreden zu lassen und kritische Punkte möglichst sachlich diskutieren.

Sollten Sie bereits Gesprächsregeln festgelegt haben, reicht es, auf sie hinzuweisen, wenn diese nicht eingehalten werden. Hierfür ist es günstig, wenn Sie die Gesprächsregeln auf einem Flipchart oder Ähnlichem gut sichtbar aufhängen können.

Gespräche rahmen – Zusammenfassung

Zusammenfassung

Am Ende eines Gespräches fassen Sie bitte die Inhalte und Ergebnisse nochmals kurz zusammen. Sollte es eine Aufgabenverteilung geben, sprechen Sie diese ebenfalls an oder verweisen auf das Protokoll.

In Gesprächen mit Klienten oder Einzelgesprächen mit Mitarbeitern überlasse ich den ersten Teil der Zusammenfassung gerne den Anderen. Wenn nötig ergänze ich die Zusammenfassung im zweiten Teil noch. Letzteres versuche ich allerdings, möglichst zu vermeiden.

Gespräche rahmen, Übersicht

  1. Wer sind sie und aus welcher Funktion heraus findet das Gespräch statt?
  2. Geben Sie eine klare Dauer des Gespräches vor und halten Sie diese ein.
  3. Teilen Sie die Inhalte des Gespräches mit. Wenn nötig geben Sie inhaltliche Blöcke an. Möglichst so, dass Sie nicht über 5 Punkte hinauskommen.
  4. Legen Sie Gesprächsregeln fest.
  5. Fassen sie zum Abschluss des Gespräches den Inhalt und die Absprachen kurz zusammen.

Hier geht es zur Übersicht im Bereich „Team“.

 

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