8 Schritte für eine effektive Teambesprechung

8 Schritte für eine effektive Teambesprechung

Worum geht es?

Ich hatte bereits schon einiges zur Teambesprechung geschrieben. In diesem Artikel möchte ich mit Ihnen den Ablauf für eine effektive Teambesprechung durchgehen. In manchen Organisationen müssen Sie auch andere vom Vorteil regelmäßiger Teambesprechungen überzeugen. Aus dem Grund zeige ich die Vorteile nochmals auf.

Vorteile durch eine effektive Teambesprechung

Neben Mitarbeitergesprächen und Feedback ist die effektive Teambesprechung ein herausragendes Instrument zur Personalführung. Die Sichtweisen, Interessen und Bedürfnisse jedes einzelnen Teammitgliedes bekommen einen Rahmen. Das ist das meiner Sicht für die Weiterentwicklung des Teams und für dessen Erfolg unumgänglich.

„Das gemeinsame Erarbeiten einer gemeinsamen Informations- und Kommunikationsbasis sollte in jedem Fall im Vordergrund stehen!“
Prof. Dr. Meixner, Bonn

Durch eine offene Kommunikationsstruktur fordern und fördern sie Ihre Kollegen und Mitarbeiter. Eine effektive Teambesprechung steigert die Motivation. Reibereien untereinander, die zu Konflikten oder sogar Machtkämpfen führen können, werden früh genug erkannt und können geklärt werden.

Klärung des Bedarfes

Klären Sie mit den zuständigen Vorgesetzten, wie sie zu einer Teambesprechung stehen. Es kann sein, dass Sie bei diesen etwas Überzeugungsarbeit leisten müssen. Ihnen selbst sollte klar sein, warum Sie eine Teambesprechung durchführen. (Siehe auch »Gute Teambesprechungen Rahmen«)

Achten Sie darauf, dass Sie eine Regelmäßigkeit vereinbaren. Eine effektive Teambesprechung ergibt sich ausschließlich durch Wiederholung. Nur wenn Teambesprechungen regelmäßig stattfinden, kann sich eine fundierte Struktur entwickeln.

effektive Teambesprechung, Zeiten vereinbaren

Termine vereinbaren

Aus meiner Sicht sollten Teambesprechungen mindestens einmal im Monat, wenn nicht sogar vierzehntägig stattfinden. Bei großen Veränderungen empfehle ich sogar wöchentliche Teams.

Die optimale Zeitdauer für effektive Teambesprechungen liegt zwischen 60 und 90 Minuten. 

Durch eine klare zeitliche Festlegung entsteht eine Regelmäßigkeit. Hierdurch ist es wahrscheinlicher, dass alle an den Termin denken. So könnte die Teambesprechung beispielsweise jeden ersten Dienstag im Monat stattfinden. Eine Ausnahme dieses Vorgehens entsteht, wenn immer die gleichen Personen Nachteile durch die Terminierung haben. Dann sollten Tage und Zeiten wechseln.

Die Termine sollten entweder in einem gemeinsamen Kalender des Teams stehen oder als Aushang für das laufende Jahr, am schwarzen Brett hängen. Wenn möglich händigen Sie jedem Kollegen eine Kopie mit den Terminen aus.

Sammlung der Themen

Eine effektive Teambesprechung zeichnet sich dadurch aus, dass alle Teammitglieder an der Themenplanung beteiligt werden. Das können Sie am besten dadurch gewährleisten, dass jedes Teammitglied seine Punkte auf die Tagesordnung setzen kann.

Sie brauchen einen Ort, an dem die Themenliste allen zugänglich ist. Von einem Dokument im PC bis hin zu einer Tafel an der Wand, alles ist möglich. Legen Sie die Themenliste so hin, dass Sie jeder aus dem Team sehen kann!

Priorisierung

Oft ist es hier üblich, dass die Leitung die Prioritäten festlegt und aus der Themenliste eine Tagesordnung gestaltet. Aus meiner Sicht ist es eine Überlegung wert, das Team schon in deinem Bereich mit einzubeziehen. Ein solches Vorgehen kostet zwar am Anfang etwas mehr Zeit, wird sich aber ausbezahlen. Durch dieses Vorgehen wird ein Vertrauen geschafft und die Motivation zur Mitarbeit erhöht.

Sie sollten darauf achten, dass die Themen für alle lesbar sind. Das ist zum Beispiel durch Flipchart möglich.  Zur Not erstellen Sie eine Kopie der Themenliste für die Teilnehmer.

effektive Teambesprechung heißt die Rollenverteilung im Team beachten

Rollenverteilung

Jede effektive Teambesprechung benötigt mindestens zwei Rollen. Die des Moderators und die des Schriftführers. Der Schriftführer hält die Ergebnisse der Teambesprechung in einem Ergebnisprotokoll fest.

Die Aufgabe des Moderators ist es dafür zu sorgen, dass die Absprachen und Regeln, die gemeinsam für Teambesprechungen festgelegt wurden, eingehalten werden. Wann immer möglich sollte die Rolle des Moderators wechseln. Dieses Vorgehen sorgt für eine größere Aufmerksamkeit im Team. Mit einem solchen Vorgehen demonstrieren Sie auch, dass jedes Teammitglied die Verantwortung für das gesamte Team mitträgt.

Sie sollten in diesem Zusammenhang ein Auge auf die Gruppendynamik im Team haben.

Vereinbarungen treffen

Die effektive Teambesprechung zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass Vereinbarungen getroffen und entsprechende Schritte festgehalten werden. Die vorhin besprochene Rolle des Moderators nimmt in dem Bereich nochmal einen großen Stellenwert ein.

Der Moderator hat die Aufgabe, freundlich aber bestimmt zurück zum Thema zu führen, wenn die Diskussion sich auf ein anderes Thema verlagert. Je nach Erfahrung bedarf es hier schon mal Ihrer Unterstützung.

Beenden Sie ein Thema erst dann, wenn Vereinbarungen, Absprachen oder Lösungen besprochen und dokumentiert wurden. „Schön, dass wir drüber gesprochen haben.“, reicht für eine effektive Teambesprechung nicht aus!

Ohne Maßnahmen keine effektive Teambesprechung

Planung der Maßnahmen

Für die Erstellung eines Protokolls sollten Sie ein Formular verwenden. Es reicht aus, die Ergebnisse der Teambesprechung festzuhalten. Eine inhaltliche Dokumentation der Diskussionsbeiträge bläht das Protokoll auf und lässt es unübersichtlich werden.

In manchen Teams wird zusätzlich zum Protokoll noch ein Maßnahmenplan erstellt. Aus diesem Plan geht hervor, wer was bis wann macht und an wen Rückmeldungen gegeben werden.

Ich halte das für doppelte „Buchführung“ und würde diesen Punkt in das Protokoll mit einfließen lassen. Die Festlegung der Maßnahmen schafft Verbindlichkeit und eine effektive Teambesprechung ist verbindlich.

Als Leitung ist es Ihre Aufgabe, hier auf die Nachhaltigkeit solcher Maßnahmen zu achten. Manche Ideen entstehen schon mal in der „Hitze des Gefechtes“. Wenn die Maßnahmen nicht erfolgreich umgesetzt werden können, achten Sie auf eine lösungsorientierte Aufnahme des Themas in der nächsten Teambesprechung.

Nachbereitung

Auch diesen Punkt hatte ich bereits beschrieben. Ich möchte ihn nochmals aufgreifen.

Eine effektive Teambesprechung lebt davon, dass Sie gut nachbereitet wird. Hierzu zählt zuerst einmal die Ablage. In manchen Teams bekommt jeder Teilnehmer eine Kopie (E-Mail) des Protokolls. Das hängt von Ihrem Team ab. Ich würde auf den guten alten Ordner und Papier zurückgreifen.

Heften Sie das Protokoll in einen Ordner. Wenn es abgearbeitet ist, schneiden Sie die obere rechte Ecke ab. So haben Sie immer schnell einen Überblick, aus welchem Protokoll noch Aufgaben offen sind.

Ich würde Ihnen ebenso dringend empfehlen, die Teambesprechung nochmals inhaltlich für sich nachzubereiten. 

  • Wie war die Atmosphäre in der Besprechung?
  • Ist jeder zu Wort gekommen?
  • Hat sich jemand in positiver Weise hervorgetan? Können Sie die Person in diesem Bereich weiter fördern?
  • Wer benötigt in welchen Bereich Unterstützung? Wie können Sie diese Unterstützung organisieren?
  • Wie waren Sie mit Ihrer Rolle zufrieden?
  • Wo haben Sie noch Unterstützungsbedarf und wo können Sie sich diesen holen?
  • Was haben Sie gut gemacht und wie können Sie das Ausbauen?

Überblick effektive Teambesprechung

Die effektive Teambesprechung im Überblick

  1. Klärung des Bedarfes
  2. Termine vereinbaren
  3. Sammlung der Themen
  4. Priorisierung
  5. Rollenverteilung
  6. Vereinbarungen treffen
  7. Planung der Maßnahmen
  8. Nachbereitung

Weitergehende Literatur

Literatur

Die Team Bibel – S. Hofert, T. Visbal

Gruppe, Team, Spitzenteam – T. Senniger, A. Weiß

Weiterlesen

Meetings und Besprechungen effektiv gestalten

Die nächste Teamsitzung kommt bestimmt (PDF)

Ich wünsche Ihnen viele effektive Teambesprechungen, damit Ihre und die Motivation Ihrer Mitarbeiter auf einem angenehmen Niveau bleibt.

Zur Übersicht Teamarbeit.
 

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