Checklisten erstellen

Checklisten erstellen

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Gerade aus dem Sicherheitsbereich sind wir es gewohnt, dass es Checklisten gibt. Und mal Hand aufs Herz, würden Sie in ein Flugzeug einsteigen, wenn Sie wüssten, dass der Pilot seine Checklisten nicht durchgeht? Auch wenn er schon sehr routiniert ist, würde ich das sicherlich nicht tun.

Checklisten haben aber auch Vorteile in vielen anderen Bereichen. So habe ich mir beispielsweise eine Checkliste für meine Meisterarbeit angefertigt.  In ihr waren alle wichtigen Angaben für die Formatierung, das Zitieren und die Literaturangaben hinterlegt. So konnte ich mich auf das Schreiben konzentrieren und brauchte die Rahmenbedingungen nicht im Kopf zu behalten.

Das ist ein weiterer Vorteil von Checklisten. Was Sie als Checkliste vorliegen haben, brauchen Sie sich nicht zu merken. Das wird Sie entlasten. Somit eigen sich Checklisten sehr gut für Routineaufgaben. Gerade, wenn es mal hektisch wird, was in der sozialen Arbeit gar nicht so selten ist, können Sie nichts vergessen. Wenn Sie aus der Arbeit herausgerissen werden, brauchen Sie weniger Zeit um wieder einzusteigen.

Weitere Bereiche, die Checklisten gut unterstützen können sind die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden und der Delegation von Aufgaben. Hier können die wesentlichen Punkte erfasst und Abläufe sichtbar gemacht werden.

Letztendlich verhindern Checklisten das Aufschieben von unliebsamen Arbeiten und helfen Ihnen insgesamt effektiver zu werden. Professor Arnold setzt in seinem Buch „…“ Checklisten zur Selbstreflexion ein. Dieses ist eine gute Möglichkeit Ihre Professionalität als Führungskraft auszubauen.

Ich hoffe, dass ich Sie bis hierhin für Checklisten begeistern konnte. Gehen wir nun über in die Praxis der Erstellung von Checklisten.

Welche Checklisten machen Sinn?

Welche Checklisten machen Sinn?

Zu allererst macht es Sinn Checklisten für Aufgaben zu erstellen, die Sie unregelmäßig durchführen. Hier helfen Ihnen die Listen, sich schnell einzufinden und somit die Aufgabe zügig zu bearbeiten. Sobald Sie bei einer Aufgabe denken „wie war das nochmal“ ist es ein guter Hinweis darauf, eine Checkliste zu erstellen.

Alle Aufgaben, die Sie delegieren, beispielsweise für Ihre Urlaubsvertretung sind ein guter Bereich, indem Sie Checklisten nutzen können. Hierdurch werden auch Missverständnisse in Absprachen vermieden.

Wie bereits gesagt ist das Checklisten Erstellen eine gute Möglichkeit um neuen Mitarbeitenden Arbeitsabläufe näher zu bringen.  Die Zeit die Sie zum Erstellen der Checkliste brauchen, sparen Sie nach dem ersten neuen Mitarbeitenden ein.

Vorgehen beim Checklisten erstellen

Vorgehen beim Checklisten erstellen

In den meisten Fällen werden Sie selbst der Experte für das Erstellen einer Checkliste sein. Sie kennen die Arbeitsabläufe und auch die speziellen Fragen sowie Anforderungen in Ihrem Bereich.  Manchmal kann es hilfreich sein, dass Sie sich noch mal an eine Fachperson wenden. Sollte es beispielsweise um Datenerfassung gehen, kann es hilfreich sein sich nochmals mit dem Datenschutzbeauftragten zu unterhalten.

Im ersten Schritt sammeln Sie erst einmal alle Punkte, die für das erledigen der Aufgabe wichtig sind. Sie können das handschriftlich oder in einem Textverarbeitungsprogramm erledigen. Ich lasse diese erste Aufzählung dann auch schon mal ein-zwei Tage liegen und schaue dann nochmal drüber.

In einem zweiten Schritt bringen Sie die Aufgaben in einen logischen Ablauf. In einem Textprogramm können Sie diese einfach verschieben.  Da ich solche Arbeiten gerne handschriftlich erledige, helfe ich mir mit Pfeilen und Kommentaren.

Aus dieser Darstellung können Sie jetzt eine erste Checkliste erstellen. Dann „spielen“ Sie den Ablauf nochmal in Gedanken durch. Sollte noch etwas fehlen, können Sie es jetzt einfach ergänzen.

Wenn Möglich lassen Sie einen Ihrer Mitarbeitenden die Aufgabe anhand der Checkliste durchführen. Hier merken Sie schnell, ob etwas unklar ist oder sogar wichtige Schritte fehlen.  Ergänzen Sie Ihre Checkliste dementsprechend.

Nach meiner Erfahrung braucht es oftmals drei bis vier Durchgänge, bis die Checkliste wirklich steht. Wenn Sie diese am Computer erstellt haben können Sie diese ja immer wieder anpassen. Mit der Zeit werden Sie eine Routine entwickeln und das Checklisten erstellen wird Ihnen einfach von der Hand gehen.

Checklisten, Was Sie noch beachten sollten

Was Sie noch beachten sollten

Das Layout der Vorlage sollte übersichtlich und auch ansprechend sein. Mit einer gezielten Suche werden Sie im Internet viele Beispiele für Checklisten finden, die Ihnen gute Designs zeigen.

Auch beim internen Gebrauch sollten Sie darauf achten, dass das Firmenlogo in der Vorlage erscheint.

Überprüfen Sie vorhandene Checklisten immer mal wieder. Manche können sie vernichten, da diese nicht mehr gebraucht werden. Andere müssen Sie vielleicht aktualisieren.  Daher sollte bei der Speicherung immer auch das Datum im Dateinamen vorkommen. Hier können Sie sicher sein, dass Sie die aktuellste Checkliste haben.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.

Weitergehende Links

Checklisten in Word erstellen

Checklisten in Exel erstellen

Checklisten in Libre und Open Office erstellen
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