Erwarten Sie das Unerwartete

Erwarten Sie das Unerwartete

Das Unerwartete zu erwarten hört sich erst einmal unsinnig an. Im Umgang mit einzelnen Menschen, Teams und Organisationen ist es allerdings mehr als hilfreich. Das Unerwartete sorgt dafür, dass Menschen zurückschrecken. Es hat zum einen die Tendenz zu lähmen. Das liegt daran, dass bisherige Erfahrungen oft nicht auf diese unerwarteten Situationen anwendbar sind.

In Teams und Organisationen hat der Umgang mit dem Unerwarteten noch eine viel tiefergreifende Wirkung. In der Wirtschaft sind selbst große Unternehmen in den Bankrott gegangen, weil sie sich zu sehr auf das bisherige verlassen haben. Als Beispiel möchte ich hier die Hersteller von Fotopapieren und Filmen benennen.

Auch im sozialen Bereich kennen wir solche Tendenzen. Nicht nur die hohen Flüchtlingszahlen die 2015 eine enorme Veränderung gebracht haben, sind ein Beispiel dafür. Auf Veränderungen im Bereich der Krankenhäuser, der Pflege oder der Altenheime wurde an vielen Orten zu spät reagiert.

Das Unerwartete zu erwarten hilft, Organisationen und Teams vorausschauend zu entwickeln. Im Umgang mit Klienten hilft es schneller Struktur in das Chaos zu bringen, sobald unerwartete Situationen auftauchen.

Die Schwierigkeiten mit dem Unerwarteten

Die Schwierigkeiten mit dem Unerwarteten

Menschen brauchen ein gewisses Maß an Sicherheit, um sich entwickeln zu können. Das gilt gleichermaßen für unsere Klienten wie auch für die Mitarbeiter in unseren Organisationen. Beständigkeit ist Bestandteil von Sicherheit.

Hier gilt es eine Balance zwischen Bewahren, des derzeitigen Status und Veränderungen im Auge zu behalten. Die Alleinige suche, nach Beständigkeit führt dazu, dass Entwicklungen übersehen oder sogar ignoriert werden. Später fragt sich dann jeder, wie so etwas passieren konnte. Ein Blick auf das Unerwartete kann viele Stolperstellen abmildern.

Das Unerwartete hat noch eine weitere Problemzone. Neue Situationen können wir vorerst nur durch unsere Brille der bisherigen Erwartungen deuten. Somit scheint das Neue, wie das Alte sein zu müssen, damit wir es überhaupt wahrnehmen können.

Das stimmt allerdings nur in Situationen, in denen das Neue wie aus heiterem Himmel auftaucht. Dieser Zustand ist recht selten, wenn er überhaupt vorkommt. So haben beispielsweise mehrere Organisationen bereits 2013 und noch stärker 2014 auf die zu erwartenden Flüchtlingszahlen hingewiesen. Diese Hinweise wurden ignoriert, bis die Menschen tatsächlich in unserem Land waren.

Das Unerwartete erwartbar machen

Das Unerwartete erwartbar machen

Wie bereits dargelegt entwickeln sich die meisten Situationen langsam. Dafür aber stetig. Wenn Sie sich dafür entscheiden das Unerwartete in ihr Denken einzubeziehen wird das ihre Leitungskompetenz stärken sowie Ihr Team und Ihre Organisation schützen.

Das Unerwartete zu erwarten bedeutet, Veränderungen frühzeitig zu erkennen und sie produktiv zu gestalten. Seien Sie gegenüber dem Wandel aufgeschlossen und unterstützen Sie die Veränderungsbereitschaft bei sich und bei Ihren Mitarbeitern.

Die folgenden Punkte können Ihnen bei dieser Aufgabe helfen. Sicherlich sind sie nicht vollständig und es kann immer zu Ausrutschern kommen. Hier sollten Sie Ruhe bewahren und sich Menschlichkeit zugestehen.

Entwickeln Sie eine Achtsamkeit für das Unerwartete

In der Wirtschaft gehen Unternehmensberater soweit, dass sie die Forderung aufstellen, dem Unerwarteten mindestens so viel Zeit einzuräumen wie dem Tagesgeschäft. In sozialen Organisationen ist das meines Erachtens kaum möglich. Dennoch sollten sie Sich die Zeit nehmen und auf Veränderungen achten.

Überlegen Sie hin und wieder, ob sich ihr jetziges Handeln negativ auswirken könnte. Beziehen Sie dabei neben Ihren Klienten und Kunden auch das weitere Umfeld ein. Zulieferer, Ärzte, Behörden, Gesetze, Kulturelle Entwicklungen …

Hierfür ist es sehr dienlich ein gutes Netzwerk mit einem funktionierenden Austausch zu gestalten. Achten sie bei Kundengesprächen immer wieder darauf, nach anstehenden Veränderungen zu fragen. Meist wissen beispielsweise die Vertreter von Krankenkassen lange im Vorfeld, ob sich Gesetzesgrundlagen ändern werden.

Handlungsspielräume

Ich halte Stellenbeschreibungen und Ablaufpläne für herausragende Maßnahmen. Beides gibt sowohl Ihnen als Leitung wie auch den Mitarbeitern Sicherheit. Gerade in Krisensituationen haben sich Ablaufpläne oftmals als hilfreich erwiesen.

Gleichzeitig sollten Sie darauf achten, dass es Handlungsspielräume gibt. Wenn unerwartete Probleme auftauchen sollte es Ihren Mitarbeitern auch möglich sein, unkonventionelle Wege zu gehen. Hierfür brauchen sie neben dem schon erwähnten Handlungsspielraum auch Entscheidungsfreiheit.

Improvisation muss möglich sein. Diese können Sie bereits im kleinen und alltäglichen fördern. Stellen Sie ruhig öfters die Frage welche anderen Möglichkeiten im Umgang mit Situationen und Klienten denkbar wären.

Der größte Feind in diesem Zusammenhang ist der stringente Umgang mit Fehlern. Fehler gehören dazu. Sie sollten besprochen werden, damit sie produktiv wirken können. Geben Sie auch eigene Fehler zu. Achten Sie darauf, dass Fehler nicht nachgetragen werden.

Rückmeldungen

Sorgen Sie für ein gutes Rückmeldungssystem. Neue Informationen über das was wo passiert ist sollten ohne Umwege an Sie gelangen. Dieses sowohl im Positiven, wie auch im Negativen. E-Mails sind hier eine herausragende Möglichkeit. Achten Sie jedoch bitter darauf, dass Mails nicht den persönlichen Kontakt ersetzen.

Ich finde, dass das Hauptaugenmerk von Leitungen auf die positiven Situationen in der Organisation gerichtet sein sollte. Dennoch halte ich es ebenfalls für wichtig, gezielt nach Problemen und Schwierigkeiten zu fragen.

In Frage stellen

Nehmen Sie sich immer wieder die Zeit alleine oder mit Ihren Mitarbeitern den Status quo in Frage zu stellen. In diesem Bereich schätze ich die Zusammenarbeit mit Praktikanten und Berufseinsteigern. Erfahrung ist hilfreich, kann jedoch gleichsam zu einem Stolperstein werden.

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter Ihre, auch abweichende, Sicht der Dinge zu benennen. Eine solche Offenheit wirkt sich ohnehin positiv auf die Teamentwicklung aus. Mir hat sie schon Weg aufgezeigt, die ich alleine übersehen hätte.

Mitarbeiterentwicklung

Fördern Sie die Fähigkeiten, Kenntnisse und Möglichkeiten ihrer Mitarbeiter. Das kann durch Weiterbildungen wie auch durch Supervision und Teamentwicklung geschehen. In diesen Bereich gehört auch das Übertragen von Aufgaben und Zuständigkeitsbereichen.

Nutzen Sie jede Gelegenheit Ihr Wissen oder das ihrer Mitarbeiter auf neuartige Weise einzusetzen. Auch ein solches Vorgehen erweitert Fähigkeiten und Kompetenzen. Manchmal ergeben sich hieraus unerwartet neue Möglichkeiten.

Fazit

Das Unerwartete gehört zum Leben und zu Ihrer Arbeit. Ganz ausschließen, dass es Sie trifft und vielleicht sogar kräftig durchschüttelt, können Sie nicht. Wenn Sie jedoch Achtsamkeit dafür entwickeln, werden Sie ihm meist schon einen Schritt voraus sein.

Weiterlesen

Wie man führt, ohne zu dominieren – R. Arnold

Hier geht es zur Übersicht der Methoden in diesem Blog.

 

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