Gute Teambesprechungen Rahmen

Gute Teambesprechungen Rahmen

In diesem Artikel geht es mir um die gute Teambesprechung. Sie liegt außerhalb von Fallgesprächen oder Ähnlichem. Auch wenn sich einige der folgenden Aussagen auf andere Gesprächsformen übertragen lassen, geht es hierbei um das Team an sich.

Gute Teambesprechungen sind für eine erfolgreiche Leitung ein wichtiges Instrument. Das ist die Grundaussage vieler Studien. Damit dieses Instrument nicht in einer angenehmen Wohlfühl- und „Gut das wir drüber gesprochen haben“ Runde endet, braucht es eine klare Rahmung.

Wenn die richtige Mischung aus Kommunikation, aktive Mitgestaltung, Information, Planung und einer deutlichen Struktur, erreicht wird, sind gute Teambesprechungen nicht die Ausnahme sondern die Regel.

Ziele einer guten Teambesprechung

Ziele  für gute Teambesprechungen

Damit sich gute Teambesprechungen durchführen zu können, sollten Sie sich über die Ziele klar sein, die sie mit der Besprechung erreichen wollen.

  • Was wollen sie durch eine gute Teambesprechung erreichen?
  • Welche genauen Ziele verfolgen Sie mit der Besprechung?
  • Wie kann die Teambesprechung inhaltlich, organisatorisch und methodisch durchgeführt werden, um die Ziele zu erreichen?

Ich möchte Ihnen hier ein paar Ziele vorstellen, die aus meiner Sicht für eine gute Teambesprechung dienlich sein könnten:

  • Stärkung des Gemeinschaftsgefühls und des Teamgeistes durch Interaktion und Kommunikation
  • Bewusstmachen der bisher erreichten Ziele
  • Erhöhung der Motivation durch Mitbeteiligung und damit verbunden, dem Gefühl von Selbstwirksamkeit
  • Über den Tellerrand des eigenen Teams hinaus sehen und die Bedeutung innerhalb der Organisation wahrnehmen.
  • Austausch von fachbezogenen Informationen
  • Abstimmung der Ziele und der Planung
  • Lernen im Beruf durch Präsentationen eigener Themen, fachlichen Austausch, Rückmeldungen von Weiterbildungen
  • Der „Gerüchteküche“ kann sinnvoll entgegengetreten werden

Wenn Ihnen die Ziele für eine gute Teambesprechung, und damit für eine eindrucksvolle Teamarbeit klar sind, können sie zu den weiteren Rahmenbedingungen übergehen.

Die Vorbereitung

Neben den Themen, die sich von der Leitungsebene oder aus der Organisation ergeben, achten Sie darauf, dass sich alle Teammitglieder einbringen können. Gute Teambesprechungen sind nur möglich, wenn alle das Gefühl der Beteiligung haben.

Ob Sie hierfür eine Tafel, einen Zettel oder eine E-Mail nutzen, hängt von den Vorlieben innerhalb des Teams ab. Wichtig ist, dass alle die Themen für die Teambesprechung kennen und somit die Chance haben, sich vorzubereiten.

Bei Ihrer persönlichen Vorbereitung sollten Sie darauf Achten Ihre Beiträge klar zu positionieren. Unterscheiden Sie zwischen den Bereichen, bei denen alle Teammitglieder Mitspracherecht haben und denen, in denen Sie „nur“ ein Meinungsbild des Teams haben möchten oder reinen Informationen.

In manchen Situationen können Sie Beschlüsse innerhalb der Organisation, aus rechtlichen Gründen, nicht einfach weitergeben. Das sollte die Ausnahme sein und sehr deutlich, als Ausnahme, dargestellt werden.

Gute Teambesprechungen Zeitlich

Der zeitliche Rahmen

Gute Teambesprechungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie regelmäßig stattfinden. Einmal im Jahr ist zwar auch eine Regelmäßigkeit, aus meiner Sicht nicht gewinnbringend. Je nachdem, wie lange sich das Team schon kennt und wie die allgemeine Organisationsstruktur sich darstellt, stellt sich die Frage der Wiederholung. Im vielen Fällen wird eine Teambesprechung alle vierzehn Tage reichen. In einigen Einrichtungen ist eine Teambesprechung im Monat ausreichend.

Es empfiehlt sich die Teambesprechung am Anfang der Woche durchzuführen, damit sich die Teammitglieder im Laufe der Woche darüber austauschen können. Da am Montag oftmals „Überraschungen“ vom Wochenende oder anderen Institutionen auftauchen, würde ich Ihnen den Dienstag für eine gute Teambesprechung nahelegen.

In der Zeitdauer unterscheiden sich die Geister. Bedenken Sie bei der Dauer der Teambesprechung, dass längere Zeiten einladen, Beiträge „Tot zu diskutieren“. Ich würde Ihnen empfehlen eine Zeitspanne von 60 bis 90 Minuten einzuplanen.

Bei starken Veränderungen im Team oder in der Organisation sollten Sie eine wöchentliche Teambesprechung in Betracht ziehen. Das kann bedeuten, die Zeitdauer auf 30 Minuten zu kürzen.

Vermischung von Zuständen

Ich hatte es schon ein paar Mal dargestellt, gute Teambesprechungen zeichnen sich durch Klarheit aus.

In vielen sozialen Einrichtungen ist es nach wie vor üblich, Teambesprechungen in einer Art Arbeitsfrühstück durchzuführen. Hier geht es darum, sich selbst etwas Gutes zu tun und eine gesellige Form des Miteinanders zu praktizieren.

Diese Form des Miteinanders hat viele positive Seiten. Ein informeller Austausch wird erheblich unterstützt. Es ergibt sich hierdurch ein gesicherter Rahmen auf einer Wohlfühlebene. Leider liegen in dieser Beziehung einige Probleme.

Essen ist kulturell bedingt ein friedliches, harmonisches Zusammensein. Das kann dazu führen, dass Konflikte, die in jedem Team vorhanden sind, im Untergrund gären und nicht angesprochen werden. Letztendlich wird sich dieses negativ aus das Team auswirken.

Der Volksmund sagt: „Ein voller Bauch lernt nicht gerne.“ Eine gute Teambesprechung zeichnet sich dadurch aus, dass das Team miteinander und voneinander lernt. Dieser Aspekt kann bei „Frühstückstreffen“ untergehen.

Gerade schüchterne und zurückhaltende Teammitglieder nutzen das Essen, zum Teil unbewusst, um sich zu verstecken. „Mit vollem Mund spricht man nicht.“ Da diese Teammitglieder meist recht sensibel sind, könnten sie viel zum positiven Umgang im Team beitragen. Hier besteht eine große Gefahr, dass gute Ansätze und Ideen erst gar nicht angebracht werden.

Ich kann Ihnen nur dringend raten, Frühstücken und Teambesprechung voneinander zu trennen! Wenn es in Ihrem Team bisher üblich war, die Teambesprechung mit einem gemeinsamen Frühstück zu verbinden trennen Sie beides zeitlich.

Sie könnten die erste halbe Stunde damit verbringen, gemeinsam zu Frühstücken und sich informell auszutauschen. Danach richten Sie eine Pause ein. In der Pause wird gemeinsam schnell ab- und umgeräumt. Anschließend fangen Sie mit dem offiziellen Teil der Teambesprechung an.

Grundsätzlich empfehle ich, beides strikt voneinander zu trennen. Gehen sie lieber zweimal im Jahr mit Ihrem Team essen. Viele Organisationen haben erkannt, dass solche Teamessen die Teamgemeinschaft fördern, und bezuschussen die „Arbeitsessen“. Das ist auch eine Form der Wertschätzung den Mitarbeitern gegenüber.

Gute Teambesprechungen Raum

Rahmen des Raumes

Gute Teambesprechungen zeigen sich auch in der Gestaltung des Arbeitsraumes. Meist zeigt sich das schon durch die Sitzordnung.

Ich war gerade wieder in einer „klassischen“ Teambesprechung. Es gab einen fast rechteckigen Tisch und der Teamleiter saß selbstverständlich am Kopfende. Jeder Beitrag aus dem Team wurde körperlich durch Kopfnicken oder –schütteln kommentiert. Der Status und die Rollenverteilungen waren sehr eindeutig durch die Sitzreihenfolge gekennzeichnet. Die Auswirkungen, im punkto Zurückhaltung, war spürbar. Schade für das Team.

Manchmal lassen es die räumlichen Verhältnisse nicht anders zu, als an einem rechteckigen Tisch zu sitzen. Achten Sie darauf, dass Sie möglichst in einer Hufeisenform sitzen. So wird jeder gesehen und der Austausch wird erleichtert.

Als Leitung können Sie in solchen Situationen das Team beleben, in dem Sie für unterschiedliche Sitzplätze sorgen. Das geht am einfachsten, wenn Sie sich immer wieder einen neuen Sitzplatz aussuchen. Manchmal hat es auch Vorteile, wenn Sie die „Chefrolle“ am Kopfende oder vom „Chefsessel“ aus einnehmen.

Die günstigste Form für Teambesprechungen sind Sitzformen im Kreis. Hierdurch ergibt sich eine Gleichbehandlung aller. Der „Nachteil“ für Sie besteht darin, dass Sie sich durch eine fachliche Autorität bewähren müssen. Viele Studien belegen, dass der „Runde Tisch“ zu deutlich mehr Offenheit und einem besseren Austausch führt. Die Steigerung hier wäre noch, im Kreis ohne Tisch zu sitzen. Das wirkt auf viele Menschen anfänglich jedoch beängstigend.

Die Nachbereitung

Gute Teamsitzungen sind ein Prozess. Deswegen sollten Sie als Leitung sich auch Zeit für die Nachbereitung nehmen. Gehen sie die Teamsitzung, am besten anhand eines Ergebnisprotokolls, nochmal gedanklich durch.

  • Wurden die Ziele der Teambesprechung (siehe oben) erreicht?
  • Gab es Verbesserungen im Team?
  • Welche Teammitglieder brauchen noch welche Förderung?
  • Ergeben sich aus der Teambesprechung Veränderungen oder Ideen, die Sie als Leitung vorantreiben müssen?
  • Gibt es die Möglichkeit, Teammitglieder durch Delegation von Aufgaben zu fördern?

Fazit

Gute Teambesprechungen brauchen einen klaren Rahmen. Als Leitung sind Sie für diesen Rahmen verantwortlich. Natürlich können und sollen Sie diese Verantwortung auch delegieren.

  • Wenn Ihnen klar ist, welche Ziele Sie mit einer Teambesprechung erreichen wollen, überlegen Sie sich, in welchen Zeitabständen die Besprechungen regelmäßig stattfinden sollen.
  • Bereiten Sie sich gut vor und, beziehen Sie das Team in die Vorbereitungen mit ein.
  • Setzen Sie einen klaren zeitlichen Rahmen, den Sie in der Regel auch einhalten.
  • Achten Sie auf die Trennung zwischen einer eher „privaten“ und einer „arbeitsorientierten“ Atmosphäre.
  • Gestalten Sie die Sitzordnung wenn möglich kreisförmig oder in U-Form. Sorgen Sie für wechselnde Plätze.
  • Bereiten Sie die Teambesprechung nach.

Weitergehende Literatur

Literatur

Erfolgreiche Meetings – T. Wieke

Gruppe – Team – Spitzenteam – T. Senniger

Weiterlesen

Meeting: 9 Tipps für bessere Besprechungen

Die 5 Grundlagen für erfolgreiche Besprechungen und Meetings

Ich wünsche Ihnen viele gute Teambesprechungen. Für Fragen und Anregungen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Hier finden Sie eine Übersicht zum Thema Team.

 

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