Mitarbeitergespräche führen

Mitarbeitergespräche führen

Mitarbeitergespräche führen ist eine zentrale Aufgabe der Leitungsrolle. In diesem Bereich wird hauptsächlich an das Mitarbeiterjahresgespräch gedacht. Dabei gibt es viele verschiedene Gesprächsformen. Die Wichtigsten möchte ich Ihnen im Folgenden aufzeigen.

Wie Sie sich auf Besprechungen vorbereiten können, hatte ich bereits in verschiedenen Artikeln dargestellt. (Gespräche einfach führen; Konfliktgespräche vorbereiten) Nutzen Sie diese Möglichkeiten um sich auf die Dialoge zu konzentrieren.

Bitte beachten Sie bei allen Unterredungen einen wertschätzenden Umgang. Gleichzeitig möchte ich Sie nochmals auf die Grundannahmen in diesem Blog hinweisen. Auch diese können Sie in Ihren Gesprächen unterstützen und den ein oder anderen Stolperstein aus dem Weg räumen.

Üben Sie sich darin, Mitarbeitergespräche zu führen. Sie haben eine zentrale Rolle für Ihr Team und Ihre Organisation. 

Wozu Mitarbeitergespräche führen?

Der Hauptzweck jedes Mitarbeitergespräches ist es, die Ziele und Aufgaben einer Organisation oder des Teams, gegenüber den Angestellten zu kommunizieren. Hierzu gehört es auch, dem Personal den Sinn und die Bedeutung seines Handelns bewusst zu machen.

Je besser es Ihnen als Leitung gelingt, den Sinn der Tätigkeit deutlich herauszustellen umso motivierter werden Ihre Mitarbeiter sein. Der Sinn einer Aufgabe ist ein zentraler Handlungsmotor und sollte gut dargestellt werden. Dieses werde ich sicherlich in einem weiteren Artikel aufgreifen.

Eine gemeinsame Feedbackkultur ist ein guter Ausgangspunkt für alle Mitarbeitergespräche. Genauso wesentlich finde ich es, den betreffenden Personen im Vorfeld mitzuteilen, um was sich das Gespräch drehen wird. Menschen über Gesprächsinhalte im Unklaren zu lassen führt zu Mistrauen und ist aus meiner Sicht ein verletzendes Verhalten.

Ich plädiere sehr dafür, Mitarbeitergespräche schriftlich festzuhalten. Sie brauchen hier keinen Roman zu schreiben. Wichtig ist es zu mindestens die Absprachen und diesbezügliche Zeiträume stichpunktartig zu erfassen. Meist reicht eine kurze E-Mail aus. Manchmal ist es gut, wenn Sie diese Aufgabe übernehmen. Ein andermal können Sie sie dem Mitarbeiter übertragen.

Doch kommen wir nun zu den verschiedenen Mitarbeitergesprächen.

Mitarbeitergespräche führen - deligieren

Das Delegationsgespräch

Der häufigste Grund Mitarbeitergespräche führen zu können, ist sicherlich das, in dem Sie einzelne Aufgaben oder sogar ganze Bereiche an Angestellte delegieren. Obwohl dieses Gespräch von seiner Grundlage her eine wertschätzende Unterredung ist, hat es auch seine problematischen Seiten.

Die Anerkennung besteht darin, dass Sie Ihrem Angestellten eine Aufgabe zutrauen. Gleichzeitig vereinbaren Sie ein neues Ziel. Aufgabenbereiche werden neu angeordnet, erweitert und benötigen zum Teil auch dementsprechende Kompetenzen.

Aus diesem Grund sollten Sie sich mit dem Mitarbeiter auch auseinandersetzen. Es ist, wie gesagt, sehr wertschätzend, dass Sie Ihrem Mitarbeiter die neue Aufgabe zutrauen, aber traut er sich diese selber zu? Was benötigt er, um diese Aufgabe zielgerichtet ausführen zu können? Und letztendlich geht es auch darum, ob andere Aufgaben der neuen Aufgabe „zum Opfer fallen“.

Leider erlebe ich es immer wieder, dass der wertschätzende Grundgedanke einer Delegation missbraucht wird, um zusätzlich Aufgaben zu verteilen. Wenn dieses jedoch nicht genau abgesprochen wird, wird der Mitarbeiter entscheiden, welche Aufgaben er fallen lässt. Da kann zu extrem negativen Situationen führen.

Sollten Sie selber in eine solche Sachlage geraten, besprechen Sie bitte direkt mit Ihrem Vorgesetzten, was Ihre derzeitigen Aufgaben sind. Klären Sie ab, welche anderen Aufgaben derzeit warten können oder gegebenenfalls wiederum delegiert werden müssen.

Mitarbeitergespräche führen - beratungsgespräch

Das Beratungsgespräch zur Förderung

Eng verknüpft mit den Delegationsgesprächen sind Mitarbeitergespräche, in denen es um die berufliche Weiterentwicklung von Mitarbeitern geht.  Der Ausgangspunkt für diese Gespräche sind die Potentiale und Defizite des Mitarbeiters im beruflichen Kontext.

Defizite

Der Umgang mit den Defiziten gestaltet sich meist schwieriger. Niemand mag es defizitär behandelt zu werden oder seine Defizite aufgezeigt zu bekommen. Aus diesem Grund tun sich viele Leitungen schwer, dementsprechende Themen anzugehen.

Ich würde Ihnen immer empfehlen, zuerst Ihrem Mitarbeiter seine Arbeitssituation schildern zu lassen. Eventuell können Sie dann die dementsprechenden Punkte aufgreifen. Sollten Sie selber Defizite ansprechen müssen, machen Sie diese Bitte an Beispielen deutlich und verzichten auf Verallgemeinerungen.

Manche Defizite müssen aus der Welt geschafft werde, da sie zum allgemeinen Arbeitsalltag gehören. Die Möglichkeiten solche Punkte aufzugreifen ist eine gezielte Unterstützung durch Sie oder einen erfahrenen Mitarbeiter sowie eine gezielte Schulung.

Einige Defizite erlauben es, diese Aufgaben aus dem Bereich des Mitarbeiters herauszunehmen und sie an andere zu delegieren. Hier sollte allerdings klar sein, welche Aufgaben der Mitarbeiter dementsprechend neu übernimmt oder welche er ausweitet.

Potentiale

Die Potentiale der Mitarbeiter sind die größten Ressourcen jeder Organisation. Aus diesem Grund sollte Ihr Hauptaugenmerk auf den Potentialen Ihrer Mitarbeiter liegen. Was liegt den einzelnen Menschen? Welche Arbeiten gehen Ihnen leicht von der Hand? Welche Leidenschaften haben sie? Welche Aufgaben erledigen sie wirklich gut?

Bei der Suche nach Potentialen hilft es oftmals, über den Tellerrand der beruflichen Arbeit hinauszuschauen. Manche ihrer Mitarbeiter leisten in ihrem Privatleben Erstaunliches. Könnten Anteile dieser Leistungen auch dem Team oder der Organisation nützlich sein?

Wie könnten diese Potentiale genutzt werden? Das Erkennen von Potentialen und deren Ausweitung wird Ihre Mitarbeiter enorm motivieren. Allerdings sollten Sie auch hier die Situation klären. Nicht jede Arbeit, die Ihrem Mitarbeiter leicht von der Hand geht, muss eine sein, die ihm Freude bereitet.

Wenn es darum geht, Mitarbeiter zu Weiterbildungen zu motivieren sollte eine Aufgabenerweiterung im Vorfeld bedacht werden. Es kann demotivierend wirken, einen Mitarbeiter zu einer Weiterbildung zu schicken, aus der dann keine Aufgabenerweiterung wächst.

Fachgespräche

Nutzen Sie möglichst oft die Gelegenheit, um mit Mitarbeitern Fachgespräche zu führen. Diese Mitarbeitergespräche können sich sowohl um das Team, die Gestaltung der Umgebung, die Gesamtorganisation, wie auch um den Umgang mit Klienten drehen.

Solche fachlichen Austausche unterstützen die Zusammenarbeit. Einzelne Punkte und Ergebnisse lassen sich schneller in einem Vieraugengespräch klären. Manchmal ist es einfach der kürzeste Weg, Probleme zu lösen. In jedem Fall ist es sinnvoll diese Erkenntnisse ins Team weiterzutragen. So können alle hiervon profitieren.

Mitarbeitergespräche führen- Konfliktgespräche

Konfliktgespräche

Unter Konfliktgesprächen verstehe ich an dieser Stelle Mitarbeitergespräche, die sich auf einer sozialen Ebene abspielen. Das können Konflikte mit einem Mitarbeiter und Ihnen oder zwischen verschiedenen Mitarbeitern sein.

Gerade an dieser Stelle ist es wiederum wichtig, konkrete Situationen zu beschreiben, in denen der Konflikt sichtbar wird. Verallgemeinerungen sollten Sie stets vermeiden.

Wenn es um Konflikte zwischen verschiedenen Mitarbeitern geht, übernehmen Sie die Rolle eines Mediators. Hierfür ist es wichtig, dass Sie sich ein umfassendes Bild über die vorherrschende Situation machen. Die Beteiligten an Konfliktgesprächen sind vielfach so in ihren eigenen Positionen verfangen, dass Ihnen ein neutraler Blick auf die Gesamtsituation fehlt.

Manchmal kann es sinnvoll sein, im Vorfeld zu einem gemeinsamen Gespräch erst einmal getrennt mit den einzelnen Beteiligten zu sprechen. Alleine dadurch wird der Konflikt oftmals niederschwelliger und die Mitarbeiter werden sich einfacher auf eine gemeinsame Lösung einlassen können.

Bei gemeinsamen Gesprächen klären Sie bitte zu Beginn noch einmal die gemeinsamen Gesprächsregeln ab.

Weiterlesen

Wie man führt, ohne zu dominieren – R. Arnold

Hier geht es zu den Teamthemen in diesem Blog.

 

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