Prioritäten setzen

Prioritäten setzen

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Prioritäten setzen gehört sicherlich zu den anspruchsvollsten Aufgaben von Leitungen. Ich weiß ja nicht, wie es Ihnen geht. Meine „To Do-Liste“ wird immer länger, vor allem, wenn ich meine privaten „To Do´s“ noch dazu nehme. Um hier nicht den Überblick zu verlieren und an den wichtigsten Aufgaben zu bleiben ist das Setzen von Prioritäten mehr als wichtig.

Zuerst geht der Artikel darauf ein, was Prioritäten setzen überhaupt bedeutet und wozu es sinnvoll ist. Anschließend soll ein Blick darauf geworfen werden, weshalb das Prioritäten setzten manchmal schwerfällt und ob man dabei was falsch machen kann. Dann möchte ich ihnen drei Methoden aufzeigen, wie Sie Prioritäten setzen können und wie Sie dementsprechende Listen erstellen.

Was bedeutet denn eigentlich Prioritäten setzen?

Was bedeutet denn eigentlich Prioritäten setzen?

Die Aussage: „Sie sollten Prioritäten setzen!“, haben Sie sicherlich schon gehört. Mir zumindest kommt der Satz auch heute noch in die Ohren.

Prioritäten setzen bedeutet, die anstehenden Aufgaben zu ordnen. Hierbei haben die beiden Bereiche „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ eine ordnende Funktion.

Was bei der oben genannten Aussage oftmals vergessen wird, ist dass Sie immer Prioritäten setzen. Wenn Sie eine Aufgabe erledigen, geben Sie dieser die höchste Priorität. Ob dies sinnvoll ist, steht jedoch auf einem anderen Blatt.

Daher geht es in diesem Artikel darum, dass Sie Ihre Prioritäten gezielt setzen. Bedenken Sie hierbei auch, dass es sich beim Prioritäten setzen, um Entscheidungen handelt. Sie entscheiden sich für die eine Sache und gegen die andere. Zumindest für den Moment.

Wozu sie Prioritäten setzen sollten

Täglich strömen unglaublich viele Informationen auf Sie ein. In der Wissenschaft spricht man heute schon von einem Triple Overload, also einer dreifachen Überlastung durch die auf uns einstürzenden Informationen.

Mittlerweile sind Sie es wahrscheinlich schon gewohnt, auf mehreren „Baustellen“ parallel zu agieren. Gleichzeitig läuft Ihre Kommunikation auf unterschiedlichen Wegen. Die direkte Ansprache, das Handy, das Telefon, die E-Mail und manchmal auch das Fax oder „Soziale Medien“ und nicht selten überschneiden sich alle Kommunikationswege. Hier ist es enorm sinnvoll, die eingehenden Informationen zu filtern.

Durch das Prioritäten setzen bauen Sie einen Filter auf. Hier entscheiden Sie, welche Information für Sie gerade wichtig ist und welche Sie getrost übersehen können. Des Weiteren können Sie anhand Ihrer Prioritätenliste auch bestimmen, welche Aufgaben Sie besser delirieren sollten. Dazu später mehr.

Warum uns das Prioritäten setzen so schwer fällt

Warum uns das Prioritäten setzen so schwer fällt

Sobald Sie Punkte auf Ihrer „To Do-Liste“ eingetragen haben werden viele davon „schreien“: „Ich bin dringend!!!!!“ Etliche Sachen wollen sofort erledigt werden. Sie haben keinen oder kaum Handlungsspielraum mehr. Diese Punkte bringen Sie in eine „Fremdbestimmung“ und „fremdbestimmt sein“ ist für die meisten Menschen ein unangenehmes Gefühl.

Gleichzeitig stufen wir „dringende“ Punkte auch als „wichtige“ Punkte ein. Dem ist aber nicht so. Natürlich sind die „dringenden“ Sachen oftmals auch wichtig.  Diese Sachen müssen abgehandelt werden, damit der Laden läuft. Die „wirklich“ wichtigen Punkte hängen mit Ihren Zielen zusammen.

Was möchten Sie mit Ihrem Team erreichen? Wo soll die Entwicklung der Abteilung/ Organisation hingehen? Was möchten Sie für sich selbst erreichen?  … Solche und ähnliche Fragen weisen Sie auf die „wichtigen“ Sachverhalte hin. Für diese „wichtigen“ Positionen auf Ihrer „To Do-Liste“ sollten Sie sich immer wieder Zeit nehmen.

Hier haben Sie vielleicht bereits gemerkt, dass „wichtige“ Aufgaben zukunftsorientiert sind. Während wir bei „dringenden“ Punkten meist sehr zeitnah ein Ergebnis sehen, ist dieses bei den „wichtigen“ nicht so. Die Auswirkung von „wichtigen“ Aufgaben zeigt sich manchmal erst nach Wochen, Monaten oder Jahren. Das ist ebenfalls ein Grund, warum wir diese Dinge vor uns herschieben.

Aus meiner persönlichen, wie auch aus meiner Erfahrung als Coach und Supervisor, ist es leider auch oft so, dass „wichtige“ Dinge so lange liegenbleiben, bis sie „dringend“ werden. Dies alles zeigt Ihnen hoffentlich, wie wichtig es ist, zwischen „dringenden“ und „wichtigen“ Angelegenheiten zu unterscheiden.

Was können Sie beim Prioritäten setzen falsch machen?

Der größte Fehler, der Ihnen passieren kann, ist dass Sie keine Prioritäten setzen. Ansonsten ist es, wie bei fast allen Dingen im Leben eine Übungssache. Sicherlich kostet es, gerade anfangs Zeit, die anstehenden Aufgaben zu organisieren.

Manchmal ist es so, dass wir unangenehme Aufgaben vor uns herschieben. Mir geht das nach wie vor mit der Steuererklärung so. Dann fällt mir beispielsweise auf, dass ich doch gerade noch einen Artikel schreiben könnte oder dringend saugen müsste.

Gerade eher unangenehme Aufgaben sollten Sie sich an den Anfang Ihres Arbeitstages legen. Wenn die eher unangenehmen Sachen erledigt sind, heben Sie etwas geschafft. Das wird Ihnen Auftrieb geben und der Rest Ihrer Liste wird schnell abgearbeitet sein.

Bei all dem ist es wichtig, dass Sie Ihre Ziele im Auge behalten. Die Aufgaben, die Sie Ihrer Zielerreichung näherbringen, sind die Wichtigen. An diesen sollten Sie zumindest jede Woche arbeiten. Doch kommen wir nun zu den Methoden.

Die 10 – 10 – 10 Methode

Diese Methode stammt von der Coachin Suzy Welch. Diese Methode ist für das Treffen von Entscheidungen entwickelt worden und im Grunde recht simpel. Sie stellen sich einfach drei beziehungsweise sechs Fragen.

Welche Konsequenzen haben meine Entscheidungen

  • in 10 Minuten?
  • in 10 Monaten?
  • in 10 Jahren?

Die sechs Fragen, die sich ergeben können, kommen dadurch zustande, dass wir gegebenenfalls in beide Richtungen Fragen. Was passiert in 10 Minuten, wenn ich dieses oder jenes unternehme und was passiert, in 10 Minuten, wenn ich nicht handele.

Hier weise ich Sie gerne nochmal darauf hin, dass die „wichtigen“ punkte sich oftmals erst in 10 Monaten oder sogar noch später bemerkbar machen.

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip

An dieser Stelle muss ich gestehen, dass mir dieses Prinzip nicht meiner Arbeitsweise entspricht. Dennoch zeigt es einen für mich sehr wichtigen Punkt auf. Da wir Menschen aber nun mal sehr unterschiedlich sind, könnte es für Sie genau das richtige sein. Wenn Sie sich näher damit beschäftigen möchten, finden sie hier einen guten Artikel zum Eisenhower-Prinzip.

Wie Sie in der Grafik sehen unterteilt die Matrix die anstehenden Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Daraus ergeben sich vier Blöcke:

A- Aufgaben sind dringend und wichtig. Solche Aufgaben sollten Sie direkt und persönlich erledigen.

B- Aufgaben sind zwar wichtig, aber nicht dringend. Hier sollten Sie sich einen Termin setzen, zu welchem Sie diese Aufgabe erledigen. Dieses Vorgehen beißt sich mit meinem Arbeitsstil. Für mich sind dieses Aufgaben, die ich in Zeiten erledige, in welchem sich freie Zeitfenster ergeben. Beispielsweise wenn ein Termin ausfällt. Gleichzeitig ist es immens wichtig, diese Punkte im Blick zu behalten.

C- Aufgaben sind nicht wichtig, aber dringend. Diese sollten zeitnah delegiert werden. Dies finde ich den wichtigen Punkt im Eisenhower-Prinzip. Sie sollten immer wieder überprüfen, welche Aufgaben Sie auch gut (vielleicht auch teilweise) delirieren können.

D- Aufgaben sind weder wichtig noch dringend. Daher gehören Sie in den Papierkorb.

Die One-Minute-To-Do-List

Die One-Minute-To-Do-List

Diese Liste wurde von Michael Lindenberger entwickelt. Da sie für mich drei wichtige Punkte beinhaltet ist sie die Methode meiner Wahl. Sie ist wirklich schnell zu erstellen. Ich behalte die Aufgaben im Blick und gleichzeitig ist sie so flexible, dass ich mich hierdurch nicht eingeengt fühle und meine Freiräume gut nutzen kann.

In dieser Methode geht es darum, die anstehenden Aufgaben in drei Spalten oder Blöcke zu unterteilen:

  1. Spalte – „Heute“: Hier stehen die Aufgaben, die Heute noch erledigt werden müssen. Das kann auch bedeuten, dass ich an diesem Tag länger im Büro bleibe. Mein Arbeitstag ist erst abgeschlossen, wenn diese Aufgaben erledigt sind.
  2. Spalte – „Demnächst“: Hier finden sich die Aufgaben, die in den nächsten 7 bis 14 Tagen erledigt sein sollten. In dieser Spalte sollten Sie beachten, dass Sie maximal 20 Punkte beinhaltet. Alles andere wäre zu viel.
  3. Spalte – „Später“: Hier landet alles andere.

Eine solche Prioritätenliste ist wirklich schnell erstellt. Wann immer es möglich ist erstelle ich diese Liste am Ende des Arbeitstages für den nächsten. Mit dieser Methode können Sie Ihre „To-Do-Liste“ jedoch auch sehr gut zu Beginn des Arbeitstages erstellen.

Thomas Magold hat zum Erstellen dieser Prioritätenliste ein (inhaltlich) recht gutes Video erstellet, indem er auch darstellt, wie sich diese Liste anpassen lässt. Zum Video geht es hier: Die 1-Minuten-To-Do-Liste.

Listen festhalten

Natürlich können Sie Ihre Prioritätenliste jeden Tag neu schreiben. Wenn Sie dieses nicht möchten, gibt es mehrere andere Möglichkeiten. Eine Möglichkeit, gerade wenn sie gerne gestalten, ist das sogenannte Bullet Journal. Hier halten Sie alle Aufgaben und Notizen in einem selbst gestalteten Notizbuch fest. Eine tolle Methode, wie ich finde. Leider konnte ich sie bisher nicht umsetzen. Wenn es Sie interessiert, schauen Sie doch einfach mal hier rein: Bullet Journals.

Auch wenn ich sehr viel von handschriftlichem Arbeiten halte, liegt mir dieses beim Prioritäten setzen gar nicht. Ich benutze das Tool Evernote. Hierdurch habe ich einen Überblick auf all meinen Geräten. Sie können allerdings auch das Programm OneNote verwenden, welches zum Office-Programm von Microsoft gehört. Kurze Anleitungen habe ich jeweils mit dem Namen verlinkt.

Letztendlich können Sie auch jedes Textverarbeitungs- oder Tabellenprogramm gebrauchen, um Prioritätenlisten zu erstellen.

 

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