Rollenverteilung im Team

Rollenverteilung im Team

In diesem Artikel wird die Erstellung eines Teamkonzeptes fortgesetzt. Bevor wir zur Rollenverteilung im Team kommen, möchte ich das Thema Ziele aufgreifen. Anschließend werden wir die Themen Rahmenbedingungen und Regeln kurz streifen. Abgeschlossen wird der Artikel, und auch Ihr Teamkonzept, mit einem Umsetzungsplan.

Die Rollen im Team hängen von den Zielen ab

Ziele im Teamkonzept

Bevor die Rollenverteilung im Team stattfinden kann, sollten Sie sich über die gemeinsamen Ziele im Klaren sein. Sicherlich gibt es vorgegebene Ziele. Wofür sollte ein Team sonst gebraucht werden. Darüber hinaus ist es angebracht, dass sich ein Team selbstgesteckte Ziele hat. Solche „selbst gesteckten Ziele“ können auf die vorgegebenen Ziele aufbauen.

Wenn es „nur“ äußere Ziele gibt, kann der Eindruck einer „Marionettenfunktion“ entstehen. „Uns gibt es nur, damit wir die Ziele von da Oben erreichen.“ Das tut keinem Team gut. Gemeinsam gesteckte Ziele führen dazu, dass die Teammitglieder an einem Strang ziehen. Sie kommen nicht umhin, die strategischen Ziele Ihrer Organisation mit im Auge zu behalten.

Im sozialen Bereich ist es schwierig, Erfolge sichtbar zu machen. Wir können uns nicht über die Höhe der Verkaufszahlen freuen. Erfolge sind schwer messbar. Durch die gesetzten Ziele, innere wie äußere, haben wir einen gewissen Maßstab für eine erfolgreiche Teamarbeit.

Je herausfordernder Ihre Ziele sind, umso mehr werden sich die Teammitglieder ins Zeug leben. Umgekehrt gilt, wenn es keine Herausforderungen gibt, wird ein Team schnell „einschlafen“. Leider habe ich es schon oft erlebt, dass Ziele unrealistisch hoch sind. Das führt zu Frustration. Ich empfehle Ihnen, in diesem Zusammenhang, meinen Artikel zum SCORE Modell.

Ausgangspunkt für die Ziele sind die äußeren und inneren Kunden. Im letzten Artikel hatte ich eine kleine Exkursion zum Thema Kunden eingefügt. Hieraus lassen sich Ziele für das Team ableiten. Überprüfen Sie Ihre Ziele bitte in Zusammenhang mit den strategischen Zielen der Organisation und der Wirkung auf ihre äußeren Kunden.

Beispiele für Ziele

  • Qualität – Sicherlich gibt es in dem Bereich bei Ihnen ein Qualitätsmanagement. Es wird schon verschiedenartige Vorgaben beinhalten. Richten Sie Ihr Augenmerk auf die Qualität in Zusammenhang mit dem Team und mit dem Kunden.
  • Teammitglieder melden sich nach längerer Abwesenheit bei „ihren“ Schnittstellen zurück und erkundigen sich nach wichtigen Fragen und offenen Punkten. (Rollenverteilung im Team)
  • Über „Fehler“ kann im Team offen gesprochen werden. Hierbei geht es um das Lernen aus den Fehlern und einer lösungsorientierten Herangehensweise.
  • Kooperation – Eine gute Kooperation innerhalb des Teams sowie zu den anderen Systemen sollte ein bedeutender Bestandteil der Teamarbeit sein. Die oben angesprochene Rückmeldung passt auch in diesen Bereich.
  • Die Teammitglieder unterstützen sich gegenseitig bei der Erledigung ihrer Aufgaben.
  • Neuen Mitgliedern wird ein erfahrenes Mitglied als „Pate“ zur Seite gestellt.
  • Kosten – Gerade die Kosten spielen im sozialen Bereich eine immer größere Rolle.
  • Wir suchen nach Möglichkeiten, unsere Kosten bei gleichbleibender Qualität zu senken.
  • Wir sprechen eine Erhöhung der Kosten an, wenn wir dadurch einen Vorteil für den Kunden und das Unternehmen sehen.

Weitere Bereiche, in denen Sie sich Ziele setzen können sind: Leistungsstandards; Konzept; Innovation; Abläufe; Aufwand; Arbeitsstandards; Kundenbeziehung  …

Fragen für Ihr Teamkonzept

  • Welche fünf äußeren Hauptziele nehmen wir in unser Teamkonzept auf?
  • Welche fünf eigenen Ziele entwickeln wir für das Teamkonzept?

Rollenverteilung im Team - konkret

Rollenverteilung im Team

Bei einem ganz neuen Team ist es gut, die Mitglieder von ihren bisherigen Erfahrungen berichten. Welche Kompetenzen haben sie? Was können sie zu der Arbeit im Team beisteuern? Fragen sie gezielt nach bisherigen beruflichen und außerberuflichen Erfahrungen. Welche Vorlieben haben die Mitglieder?

Zwei Beispiele

Bei mir war es, währen meiner Arbeit in einem Großkonzern so, dass ich es liebte, im Bereich Reklamationen zu arbeiten. Ein Bereich, der von den meisten Kollegen nur allzu gerne gemieden wurde.

Ich hatte eine Kollegin, die es ungeheuer spannend fand, sich durch das Qualitätsmanagement zu arbeiten. Es machte ihr Freude, die für das Team wichtigen Punkte herauszuarbeiten und in den Teamsitzungen an uns weiterzugeben. Für mich war das herausragend.

Vorlieben für das Team nutzen

Solche Vorlieben können Sie nur herausfinden, wenn Sie gezielt danach Fragen. Diese Fragen eigenen sich natürlich auch für neue Mitglieder und Vorstellungsgespräche. Wenn neue Mitglieder in Ihr Team kommen, ist es sinnvoll, dass sich die anderen mit ihren Rollen und Kompetenzen darstellen.

Zur Rollenverteilung im Team gehört, welches Mitglied, welche Schnittstelle (innere Kunden) bedient. Bei der Rollenverteilung im Team achten Sie bitte außerdem auf Stellvertreter. Bedenken Sie, dass alle nicht verteilten Aufgaben und Vertretungen Ihre Aufgabe sind.

Fragen für Ihr Teamkonzept

  • Wer übernimmt welche Aufgabe und wer vertritt?
  • Wer übernimmt welche Schnittstelle und wer vertritt?
  • Wer vertritt Sie als Leitung in Ihrer Abwesenheit?

Die Rollenverteilung im Team braucht klare Rahmen

Rahmenbedingungen festhalten

Je klarer der Rahmen strukturiert ist, umso einfacher wird die Umsetzung im Team stattfinden. Zum Thema „Teambesprechungen Rahmen“ hatte ich bereits einen Artikel geschrieben. Deswegen fasse ich jetzt nur die wichtigen Punkte zusammen.

Punkte für Ihr Teamkonzept

  • Wie oft, wann und wo trifft sich das Team? Auch für Supervisionen beziehungsweise Coachings sollten diese Fragen geklärt sein.
  • Gibt es Kompetenzen, die wir uns als Team entwickeln wollen? Wie gehen wir dieses an?
  • Was sind die wesentlichen Aufgaben der Leitung?
  • Was sind die wesentlichen Aufgaben der verschiedenen Rollen? (Rollenverteilung im Team)
  • Welchen Entscheidungsspielraum haben die einzelner Mitglieder und das Team als solches?

Regeln im Team

Die oben besprochenen Rahmenbedingungen können ohne weiteres ebenfalls als Regeln angesehen werden. Über das Thema Gesprächsregeln, die ebenfalls in diesen Bereich hereingehören, hatte ich ebenfalls ausgiebig geschrieben.

Erweiternd für Ihr Teamkonzept

  • Wie werden Entscheidungen im Team getroffen?
  • Wie und mit welcher Häufigkeit werden Informationen im Team weitergegeben? Welche Informationen?

Die Rollenverteilung im Team braucht Umsetzung

Umsetzungsplan

Wie der Volksmund so schön sagt: „Papier ist geduldig.“, oder „Gut, dass wir drüber gesprochen haben.“ Damit es nicht bei leeren Phrasen bleibt, sollten Sie die Umsetzung Ihrer Ideen und Planungen überprüfen.

Als Leitung sollten Sie Ihre Aufgabe und Ihr Selbstverständnis bei der Umsetzung im Team noch einmal darlegen. Fassen Sie abschließend zusammen, welche Aufgaben jetzt anstehen und setzen Sie verbindliche Termine zur Überprüfung an.

Zusammenfassung

Ihr Teamkonzept sollte jetzt folgende Punkte enthalten:

  • Name des Teams
  • Teamzusammensetzung / Zugehörigkeit
  • Schnittstellen des Teams
  • Und das „Warum“ – die Identität des Teams
  • Ziele des Teams
  • Rollenverteilung im Team
  • Rahmenbedingungen des Teams
  • Regeln für das Team
  • Umsetzungsplan

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Rollen im Team

Hier geht es zur Übersicht Teamarbeit.

 

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