Teambesprechungen inhaltlich gestalten

Neben der konkreten Planung und dem Rahmen sollte Sie eine Teambesprechung inhaltlich gestalten.

Ich hatte schon in meinem Artikel „8 Schritte“ den Ablauf einer effektiven Teambesprechung dargestellt. In diesem Artikel geht es um die Planung und Gestaltung des Inhaltes.

Die Inhalte einer Teambesprechung

Ich möchte Ihnen an dieser Stelle ein Beispiel geben, wie Sie die Teambesprechung inhaltlich gestalten können. Dieses Beispiel werden Sie in einigen Teams oder Organisationen sicherlich annähernd übernehmen können. Sie werden es wahrscheinlich jedoch für Ihre Bedürfnisse und Anforderungen modifizieren müssen.

Teambesprechungen inhaltlich gestalten - Blitzlicht

Blitzlicht

In diesem Punkt geht es um die Klärung, der Beziehungen, innerhalb des Teams.

Kleine Verstimmungen im Team können erkannt und aufgearbeitet werden. Das schützt das Team und Sie davor, dass sich solche Verstimmungen ausweiten. Durch das Blitzlicht können Sie bei Zeiten eine Klärung herbeiführen.

Wenn der Moderator in dem Bereich auf die Einhaltung der Gruppenregeln achtet, kann sich darüber hinaus eine gesunde Feedbackkultur etablieren. Das Team wird stärker zusammenwachsen.

Fragen wie: Was ist uns seit der letzten Teambesprechung gut gelungen? Welchen Bereich können wir noch verbessern? Wie gehen wir miteinander um?, können als Einladungen für diesen Tagesordnungspunkt dienen.

Ich würde Ihnen empfehlen, diesen Punkt stets zu Beginn einer Teambesprechung auf die Tagesordnung zu setzen. Schwelende Verstimmungen könnten ansonsten auf der inhaltlichen Ebene ausgetragen werden. Das lähmt jede Teambesprechung.

Teambesprechungen inhaltlich gestalten Information

Informationsaustausch

An dem Punkt scheiden sich die Geister. Viele Teams legen den Informationsaustausch an das Ende der Teambesprechung. Das liegt daran, dass bei ihnen, zu viel Zeit für Diskussionen über Inhalte verloren geht. Ich glaube, dass es zum einen eine Frage der Moderation ist und, dass diese Teams das Blitzlicht nicht durchgeführt haben. Dadurch hängen sich Teilnehmer an Verfahrensfragen auf.

Grade bei neuen Teams kann es Sinn machen, den Punkt wirklich nach hinten zu schieben.  Hier ist es Ihre Funktion als Leitung, die Tagesordnung den Bedürfnissen des Teams anzupassen. Teambesprechungen inhaltlich gestalten bedeutet, den Inhalt dem Team anzupassen und nicht umgekehrt.

Die beiden Punkte Informationsbedarf und Informationsbedürfnis werden gestillt. Im Informationsbedarf geht es darum, dem Team die Informationen an die Hand zu geben, die es für ihre Arbeit benötigt. Das Informationsbedürfnis geht von den Personen des Teams aus.

In vielen Teams werden den Mitarbeitern nur die für sie unbedingt notwendigen Informationen an die Hand gegeben, damit sie ihrer Arbeit nachkommen können. Ich halte dieses Vorgehen für wenig dienlich.

Aus meiner Sicht geht es in der sozialen Arbeit immer mehr darum, systemisch zu denken. Das jeweilige Team ist ein Teil des Systems „Organisation“. Aus diesem Grund halte ich es für äußerst gewinnbringend, Informationen aus gesamten Organisation weiterzugeben. Noch besser ist es, wenn die Situation des Teams in diese Informationen eingebettet wird.

Eine Teambesprechungen inhaltlich gestalten führt damit zum Mitdenken. Teammitglieder werden so zu Mitgestaltern, da sie über das nötige Hintergrundwissen verfügen.

Beispiele für den Informationsaustausch

  • Probleme und Problemansätze darstellen – zum Mitgestalten einladen
  • Was liegt im Team, in der Abteilung, in der Organisation an?
  • Hintergrundwissen aufzeigen
  • Welche Schwerpunkte sind zu bearbeiten? Wie wirkt sich das auf das Team und die Organisation aus?
  • Planung gemeinsamer Aktivitäten und abstimmen über das Vorgehen hierzu

Teambesprechungen inhaltlich gestalten - Lernprozesse

Lernprozesse gestalten

Aus meiner Sicht gehören konsequente Weiterbildungen zu einer guten Grundlage in der sozialen Arbeit. Die Inhalte von Weiterbildungen sollten jedoch nicht auf eine Person begrenzt sein. Gerade dann, wenn die Weiterbildung vom Arbeitgeber bezahlt wurde.

Sie als Leitung sollten auf einen Multiplikatoreneffekt achten. Die Teilnehmer, die ein Seminar oder eine Weiterbildung besucht haben, stellen ihr Wissen in der nächsten Teamsitzung den anderen vor.

Die Unterlagen werden so bereitgestellt, dass sie von allen eingesehen werden können. Der „Vortragende“ kann Bezug darauf nehmen und die Zusammenhänge mit dem Team und der Arbeit darstellen.

Teambesprechungen inhaltlich gestalten führt so zu einem Lernprozess auf allen Seiten. Der „Vortragende“ übt sich darin, Inhalte zu präsentieren und Ideen auf den Punkt zu bringen. Dieses schult den Mitarbeiter in seiner Außendarstellung und wird sich über kurz oder lang positiv für das gesamte Team auswirken. Die anderen Teammitglieder erhalten neue Ansichten und Ansatzpunkte für die Arbeit.

Für diesen Bereich eigen sich, neben dem Besuch von Weiterbildungen auch die Auswertung von Fachartikeln, -vorträgen oder -büchern.

Teambesprechungen inhaltlich gestalten - Aufgaben

Aufgabenverteilung

Wenn Sie Teambesprechungen inhaltlich gestalten, achten Sie auf eine ausgewogene Aufgabenverteilung. Im Bereich des Informationsaustausches haben Sie bereits über die noch offenen Themen gesprochen. Hier sollte schon klar sein, wer noch an welchen Aufgaben arbeitet.

Achten Sie bei weitergehenden Aufgaben darauf, dass die Arbeit möglichst gut verteilt ist. Manchmal ist ein Teammitglied besonders gut für einen bestimmten Aufgabentypus geeignet. Wenn dieses Teammitglied jedoch schon genug offene Aufgaben hat, müssen Sie umdenken. Entweder werden offene Aufgaben an ein anderes Teammitglied übertragen oder die Aufgabe an sich wird von jemand anderes übernommen.

Wenn Aufgaben von noch recht unerfahrenen Teammitgliedern übernommen werden, ist es Ihre Aufgaben, sie zu unterstützen. Die Unterstützung kann durch Sie selber erfolgen. Ich würde Ihnen, wann immer möglich empfehlen, die Unterstützung einem erfahrenen Kollegen zu übertragen. Hierdurch werden Sie entlastet und der Kollege lernt, Leitungsaufgaben zu übernehmen.

In jedem Fall sollten Sie die verteilten Aufgaben am Ende der Teambesprechung nochmal zusammenfassen. Hierfür nutze ich gerne ein Flipchart. Natürlich gehören die Aufgaben auch in das Protokoll.

Fallbesprechungen

Ich kann Ihnen nur dringend raten, Fallbesprechungen und Teamsitzungen zeitlich voneinander zu trennen. Sollte das nicht möglich sein, sollten Sie zwischen den beiden Teilen zu mindestens eine Pause einplanen.

Auch die Aufgabenverteilung bei einer Fallbesprechung sollten Sie im Protokoll festhalten.

Weitergehende Literatur

Weiterlesen

Vorlage und Tipps für ein Besprechungsprotokoll

Hier geht es zur Übersicht Teamarbeit.

 

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